01 / 10
Expense Management Platform

Bạn vừa đi công tác về,
hóa đơn VAT sai tên công ty?

Sai mã số thuế. Sai tên. Nộp lên bị trả lại. Xin lại hóa đơn mới, rồi chờ... rồi nộp lại. Vntrip EMS chặn tất cả những lỗi này — ngay trước khi bạn nộp.

Xem ngay vấn đề của bạn Đặt lịch Demo
Tháng nào cũng vậy

3 kịch bản quen thuộc
mà đội ngũ bạn đang chịu đựng

Sai hóa đơn VAT
Sai tên công ty. Sai mã số thuế. Nộp → bị trả lại.
Xin lại hóa đơn mới từ nhà cung cấp
Chờ đợi, rồi mới nộp lại được
Kế toán kiểm tra bằng tay, vẫn sót lỗi
Chứng từ rời rạc
Hóa đơn khách sạn. Biên lai taxi. Vé bay. Tất cả nằm rải rác.
Một số in giấy, một số dạng điện tử
Thiếu chứng từ → báo cáo bị trả lại
Kế toán đuổi theo từng người để xin lại
Vi phạm chính sách
Vượt ngân sách. Thiếu chứng từ. Sai danh mục. Từ chối, sửa lại, chậm trễ.
Phát hiện muộn → sửa sai tốn cả tuần
Nhân viên chán nản, kế toán kiệt sức
Rủi ro thuế nếu bị kiểm toán
Mỗi lần từ chối → sửa lại → chờ duyệt = thêm ngày mất, thêm tiền tốn.
Giải pháp #1

VAT Validation &
Company Profile Matching

Khi hóa đơn được tải lên, hệ thống tự động trích xuất tên công ty và mã số thuế, rồi đối chiếu với hồ sơ công ty đã đăng ký. Hóa đơn sai không bao giờ lọt vào quy trình duyệt.

Trích xuất tự động
Hệ thống đọc tên công ty, MST, số tiền, thuế VAT từ hóa đơn — trong vài giây.
Đối chiếu hồ sơ công ty
So khớp MST và tên trên hóa đơn với thông tin công ty đã đăng ký. Sai là báo ngay.
Chặn trước khi nộp
Bất kỳ sai lệch nào đều bị flag ngay — trước khi vào quy trình duyệt.
VAT Validation
HĐ VAT #VN-20260315-042
Hợp lệ
Tên công ty
Công ty CP ABC Tech ✓
Mã số thuế
0312345678 ✓
MISMATCH: HĐ #VN-20260318-087
Tên công ty trên HĐ: "Cty TNHH XYZ" — Không khớp với hồ sơ đăng ký: "Công ty TNHH ABC". MST 0398765432 không có trong danh sách NCC.
847
Tự động kiểm tra
23
Cần xem lại
5
Đã chặn
Smart Capture
Chuyến công tác HCM → Hà Nội
VN Airlines
SGN → HAN · 15/03
4.200.000₫
Marriott Hanoi
2 đêm · 15-17/03
6.500.000₫
Taxi Noi Bai
Grab · 15/03
450.000₫
Tiếp khách — Q.1
Nhà hàng · 16/03
1.580.000₫
Tổng chi phí chuyến 12.730.000₫
Giải pháp #2

Smart Receipt Capture &
Auto Expense Grouping

Upload, scan, hoặc forward biên lai — hệ thống tự động nhóm chúng thành một claim hoàn chỉnh. Không thiếu sót gì cả.

Chụp hóa đơn giấy bằng điện thoại
Forward hóa đơn điện tử qua email
Tự động gom thành 1 claim theo chuyến
Giải pháp #3

Real-Time Policy Check &
Pre-Submission Validation

Mọi chi phí được kiểm tra trước khi nộp. Thiếu chứng từ — flag ngay. Vi phạm chính sách — cảnh báo ngay. Báo cáo đi qua ngay lần đầu tiên.

Trước: Mỗi tháng
Nộp → bị trả lại (vượt ngân sách) → sửa → nộp lại → lại bị trả (thiếu chứng từ) → sửa tiếp. Vòng lặp 2-3 tuần.
Sau: Với Vntrip EMS
Nhập chi phí → hệ thống flag ngay lỗi chính sách → nhân viên sửa tại chỗ → nộp 1 lần duyệt luôn. Xong trong 1-2 ngày.
Quy tắc tự động
Dưới 5 triệu → quản lý trực tiếp duyệt. Trên 5 triệu → cần thêm cấp giám đốc. Vượt hạn mức → tự chặn + cảnh báo.
Quy trình duyệt — Công tác HCM → Hà Nội
Nhân viên nộp chi phí
Nguyễn Văn A · 12.730.000₫
Xong
Policy Check
Ngân sách ✓ Chứng từ ✓ Danh mục ✓ VAT ✓
Đạt
Quản lý duyệt (1 chạm)
Trần Thị B · Trưởng phòng
Đang chờ
Kế toán xác nhận
Lê Văn C · Kế toán trưởng
Chờ
Hoàn ứng tự động
Chuyển khoản vào tài khoản nhân viên
Xếp hàng
Chi phí ẩn

Phía sau mỗi báo cáo chi phí,
chi phí xử lý đang âm thầm tăng

Theo nghiên cứu ngành, đây là thực trạng xử lý báo cáo chi phí thủ công tại hầu hết doanh nghiệp.

20–50
phút / báo cáo
Thời gian xử lý mỗi expense report
$20–58
chi phí / báo cáo
Chi phí xử lý thủ công mỗi report
1/5
báo cáo có lỗi
Gần 20% expense reports chứa sai sót
Với OCR & Automated Data Extraction, dữ liệu được ghi nhận tức thì — giảm tối đa xử lý thủ công.
Đối soát & Quy trình

Đối soát cuối tháng
trong vài giờ, không phải vài ngày

Tự động khớp 3 chiều: chi phí — biên lai — hóa đơn điện tử. Kết hợp với validation tự động, công việc thủ công giảm đáng kể.

Bảng đối soát 3 chiều
84 Khớp 12 Đang chờ 3 Ngoại lệ
Chi phí Số tiền Biên lai HĐ điện tử Thuế Trạng thái
KS Marriott Hà Nội 6.500.000₫ Có ảnh Đã khớp VAT 10% · MST đúng Khớp
Taxi 450.000₫ Có ảnh Chưa có Chờ HĐ điện tử Chờ
VPP — Phú Nhuận 12.400.000₫ Có ảnh Sai MST MST không khớp! Lỗi
Tiếp khách — Q.1 1.580.000₫ Có ảnh Đã khớp VAT 8% · MST đúng Khớp
Quy trình A → Z
Đặt vé
Máy bay, KS
Chụp HĐ
OCR
Validate
VAT, MST, Policy
Duyệt
1 chạm
Hoàn ứng
Tự động
Kết quả đo được

Tác động rõ ràng & đo lường được

20 – 50 phút / báo cáo
Chỉ vài phút / báo cáo
Thời gian xử lý giảm đáng kể nhờ OCR & auto-validation
~90%
nhanh hơn
$20 – $58 / báo cáo (xử lý thủ công)
Giảm 30% – 60% chi phí xử lý
Nhờ tự động hóa validation, matching, và approval flow
30–60%
tiết kiệm
Gần 1/5 báo cáo chứa lỗi
Lỗi được chặn trước khi nộp
Pre-submission validation bắt lỗi ngay tại nguồn
~0
lỗi lọt qua
Khi triển khai quy mô lớn

Với hàng trăm claims mỗi tháng,
con số còn ấn tượng hơn

Từ startup đang lớn nhanh đến tập đoàn doanh nghiệp — Vntrip EMS mở rộng cùng bạn.

100+
Giờ tiết kiệm mỗi tháng
Kế toán & HR rảnh tay để tập trung vào công việc quan trọng hơn
$$$
Chi phí vận hành giảm mạnh
Hàng ngàn đô la tiết kiệm từ tự động hóa quy trình
0
Hóa đơn bị mất
100%
Sẵn sàng kiểm toán
3x
Quyết toán nhanh hơn
0
Lần đuổi theo NV
Bắt đầu ngay

Vntrip EMS
Kiểm soát chi phí — rõ ràng, nhanh chóng, tự tin.

Thay thế quy trình rời rạc bằng sự rõ ràng và kiểm soát. Đã đến lúc làm chủ toàn bộ chi phí doanh nghiệp — theo cách thông minh và đơn giản hơn.

1
Đặt lịch Demo
30 phút xem thử hệ thống
2
Dùng thử miễn phí (30 ngày)
Dùng dữ liệu thật, không cam kết
3
Triển khai
Đào tạo + hỗ trợ chuyên biệt
Đặt lịch Demo ngay Liên hệ tư vấn
VNTRIP EMS — Take control of your company spend — with clarity, speed, and confidence.